Base Elèves - Les évolutions

Pour répondre aux besoins des établissements, Base Élèves est régulièrement enrichie par de nouvelles fonctionnalités.

Les évolutions en détails

Base Elèves
» Parcours scolaire détaillé
Depuis le dossier de l’élève, vous consultez le parcours scolaire de l’élève pour les années passées dans votre établissement avec la-vie-scolaire. Le parcours scolaire est accessible quel que soit le statut de l’élève : inscrit, élève de l’année en cours et bien sûr élève archivé. Il reprend les principales informations de la scolarité : MEF/Formation, options suivies et sa classe.

» Suivi des échanges, documents et prise de rendez-vous
Accès : Outils avancés > Elèves.fr > Elèves > Suivi

Désormais, vous accédez au suivi des échanges, des envois réalisées avec les responsables des élèves.

Une nouvelle catégorie est disponible dans la dossier de l’élève : « Suivi« 
– Suivi de l’historique des échanges : courriers, emails et/ou sms envoyés aux responsables. En plus de la date de l’envoi, vous avez l’information de la date de la relance. Vous pouvez ajouter les échanges téléphoniques réalisées auprès des responsables.
– Suivi des rendez-vous avec le personnel de l’établissement : en renseignant les réunions et les rendez-vous entre les responsables des élèves et le personnel de l’établissement, vous retrouvez l’ensemble des contacts que vous avez eu avec la famille dans un seul écran. 
– Suivi des documents de l’élève : vous retrouvez les documents demandés à l’élève lors de son inscription ou réinscription.

» Plus de contrôles dans les exports
Les contrôles sur l’intégrité des données ont été améliorés et renforcés lors des exports vers les différentes instances. L’objectif est de limiter les rejets lors de l’intégration du fichier dans les applications ONDE, ANGE1D, SIECLE, GABRIEL etc…

» Export vers FREGATA
FREGATA est la nouvelle application de gestion des élèves des établissements agricoles. Elle remplacera dès la rentrée l’application Libellule. Nous sommes en contact direct avec l’équipe FREGATA et le CNEAP pour La certification de l’export des données élèves et responsables issus de la base élèves de la-vie-scolaire vers FREGATA.

Quels changements pour votre établissement à la rentrée ?
Les équipes de FREGATA vous ont demandés de transférer vos données présentes dans Libellule vers l’application FREGATA d’ici la fin de l’année scolaire. Vous n’aurez donc pas d’obligation à faire un export depuis Elèves.fr à la rentrée, si ce n’est pour les nouveaux élèves.

Espace Parents
» Consultation des factures et règlements
Désormais, le parent peut visualiser ses factures avec le détail des échéances affichées en fonction de son mode de règlement. Il accède également au détail des règlements effectués.
Plus besoin de contacter l’établissement pour savoir ce qu’il reste à payer.

Le paiement en ligne vous intéresse ? Proposez-le à vos parents !
Si vous êtes intéressés, contactez-nous.

Inscription et réinscription des élèves
» Réinscrire des élèves
Plus d’informations sont désormais visibles lors de la réinscription des élèves pour l’année suivantes. Pour mieux visualiser le résultats de vos actions, les formations MEF sont affichées pour l’année en cours et l’année suivante. L’affichage des options a été simplifié pour faciliter la lecture.

Dans la recherche avancé Scolarité, vous pouvez désormais interroger le champ « Réinscription » et son « Motif ».

Pour accéder à toutes les étapes de préparation de l’année suivante, consultez la fiche pratique :
» La fiche technique : Les étapes de préparation de rentrée

Base élèves et facturation
» Suppression définitive d’un responsable
En cas d’erreur de saisie ou doublon, il est désormais possible de supprimer un responsable ou un contact de votre base élèves. Cette suppression est autorisée uniquement si aucune donnée de facturation n’est rattachée à la personne.

» Frais et remises
L’accès aux frais élèves est maintenant possible en saisissant les premières lettres du frais, celui-ci s’affiche instantanément. Gagnez du temps avant la génération de vos factures en utilisant l’affectation des élèves aux frais en lot.

» Règlements
Des améliorations ont été apportées lors de la modification des échéances. Vous avez désormais le choix entre la modification du montant et le lissage automatique sur les échéances restantes. Cette nouvelle fonction a été ajoutée dans le cas d’une augmentation ou diminution du montant d’une échéance, un règlement supérieur au montant de l’échéance initiale, ou encore lors de l’annulation d’un règlement.

» Relances des règlements
Les relances prennent en compte le solde global du compte du facturé. L’information est affichée dans les courriers à destination des familles.

Réinscriptions des élèves
» Paramétrages des inscriptions
L’administrateur active la réinscription en ligne pour les parents. Il définit la période et renseigne les niveaux concernés.

Par le menu « Inscriptions », le parent confirme la réinscription de son enfant. Dans le cas contraire, il précise la raison (ex : déménagement) et l’établissement envisagé. Les informations sont visibles dans le parcours scolaire du dossier de l’élève par le Personnel Administratif.

Base Élèves et facturation
» Dossier élèves
Le passage d’un dossier élève à un autre a été optimisé ainsi que les accès aux dossiers des responsables.
La dernière classe fréquentée est affichée dans le parcours scolaire des élèves archivés.

» Liaisons
Des contrôles ont été ajoutés pour vérifier l’intégrité des données élèves et responsables présentes dans les fichiers générés pour les exports. Ces améliorations ont pour objectif de limiter les rejets dans les applications SIECLE, ONDE, ANGE1D et GABRIEL.

» Bordereaux de règlements
Les coordonnées bancaires et la date de l’échéance apparaît dans l’impression du bordereau.
Il est désormais possible de sélectionner/désélectionner en un clic tous les facturés dans un bordereau de prélèvement.

Inscriptions et réinscriptions des élèves
» Paramétrez les étapes d’inscriptions et de réinscriptions de votre établissement.

» Renseignez le nombre de places disponibles par formation et par régime.

» Listez les documents à fournir en précisant le délai de réponse.

» Un formulaire d’inscription peut être intégré dans le site institutionnel de votre établissement.

Depuis la base élèves, vous assurez un suivi individualisé pour chaque dossier :
– communication par courrier, email ou SMS,
– relance des documents absences du dossier,
– planification des rendez-vous avec la direction de l’établissement.

» Proposez le suivi des dossiers d’inscription et de réinscription en ligne aux parents d’élèves !
Ils accèdent à l’ensemble des informations du dossier, visualisent l’état du dossier de leur enfant et déposent les documents demandés pour valider l’inscription.

» La direction de l’établissement retrouvent l’ensemble des rendez-vous dans son espace. Lors du rendez-vous, il visualise les informations du futur inscrit.

» La base élèves assure également un suivi et une communication pour l’ensemble des dossiers :
– relance des documents non fournis,
– confirmation de l’état du dossier,
– notification des rendez-vous avec la direction.

A tout moment, vous pouvez consulter les statistiques sur l’avancement du nombre d’inscriptions et le nombre de places restantes.

Export vers d’autres comptabilités
» La-vie-scolaire est désormais compatible avec les logiciels de comptabilité EBP et Quadra.

Elèves 
» Définition des étapes d’inscription propre à votre établissement : documents à fournir, places disponibles…
» Suivi individuel des dossiers via l’historique des échanges avec la famille : courrier, email, sms
» Accès à tout moment aux statistiques d’inscription

Facturation
» Visualisation de la mise en page du modèle de facture
» Commentaire spécifique pour le virement lors de l’édition des factures

Règlement
» Saisie d’une OD pour les anciens facturés
» Impression du tableau des annulations de règlements
» Export du journal d’encaissement

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